– Virtualni asistenti su ljudi koji za druge obavljaju razne administrativne i operativne zadatke. To čine putem interneta i računala. Priprema za knjigovodstvo, ispunjavanje putnih naloga, ispunjavanje raznih drugih obrazaca i evidencija, zakazivanje sastanaka, obrada narudžbi i upita, komunikacija s kupcima, pisanje sadržaja za mreže i blog, prenamjena i oblikovanje sadržaja, vođenje društvenih mreža, izrada prezentacija, istraživanje, organizacija sastanaka, planiranje putovanja, unos podataka, izrada izvještaja… To su neki od zadataka koje virtualni asistenti obavljaju za druge. Ne rade svi virtualni asistenti sve navedeno, u pravilu se specijaliziraju za određenu grupu zadataka – pojasnila nam je Sanja.

Sanja nam objašnjava da, neovisno o području posla, virtualni asistent mora biti samostalan, odgovoran i ne smije se bojati (nove) tehnologije. I ne smije stati učiti, nikada. Što se tiče praktičnih stvari, u Hrvatskoj mora biti spreman otvoriti svoj obrt ili firmu. Kada to napravi, svoje usluge može ponuditi na tržištu svima kojima je potrebna pomoć u segmentu kojeg pokriva svojim specifičnim znanjem i vještinama.

Zanimalo me i koje su prednosti virtualnog asistenta za onog tko ih angažira te kome bi preporučila njegove usluge.

Dodaje i da se virtualne asistente može angažirati i na samo nekoliko sati tjedno, što ih čini odličnim izborom za svakoga kome je potrebna pomoć, ali u manjem obimu od punog radnog vremena. Prednost je i što je moguća istovremena suradnja s više virtualnih asistenata, što predstavlja mogućnost angažiranja ljudi koji su specijalizirani za određeno područje. Recimo, za Excel izvještaje angažira se asistent kojem su brojevi u krvi, a za pomoć pri stvaranju sadržaja za društvene mreže nekoga kome bolje leže slova i vizuali.

Ključno je, objašnjava nam Sanja, da se na traženje posla ne gleda kao na klasično traženje zaposlenja jer, jednom kad se potpiše ugovor o suradnji, priča nije gotova. Ona se nastavlja jer je važno konstantno raditi na privlačenju novih klijenata, s obzirom na to da je preriskantno i zakonski upitno raditi samo s jednim, zatim na zadržavanju postojećih, na poboljšanju vlastitih usluga, na vidljivosti, umrežavanju ili, ukratko – na vlastitom marketingu i prodaji.

A postoje li kakvi mitovi s kojima se virtualni asistenti susreću?

– Osim onog da po cijele dane u pidžami gledamo videa slatkih psića i mačića po bespućima interneta? 🐶😻 Jedan od mitova s kojima se zaista borimo je u vezi s kvalitetom rada od doma i uvjerenje nekih da je rad od doma paravan za nerad. Za neke je to gotovo religiozno pitanje i njih nema ni smisla uvjeravati u drugo. Nije strano ni vjerovanje da je s osobom koju niste upoznali uživo nemoguće izgraditi dobar poslovni odnos. Stvarne suradnje s virtualnim asistentima koje traju godinama, razvijaju se i rastu pokazuju da to ipak je moguće. Poduzetnici se na nas itekako mogu osloniti – i to i rade – govori nam Sanja.

– U Hrvatskoj su to poduzetnici kojima ni inače nije strano poslovati s vanjskim suradnicima i kojima online suradnja nije bauk. Marketingaši, tehnološki orijentirane tvrtke, agencije, start upovi i razni konzultanti prednjače, no slika ljudi koji surađuju s virtualnim asistentima je puno šarenija od toga. Gotovo da nema branše s kojom ne surađujemo, važno je samo da je delegirane zadatke moguće odraditi putem računala i interneta – kaže vlasnica i koordinatorica Go2human Huba.

A kad je u pitanju produktivnost, Sanja ističe kako sada već imaju dovoljno povratnih reakcija prema kojima mogu iznijeti ne svoje mišljenje, već činjenicu da virtualni asistenti na produktivnost djeluju isto kao kad pri teškom usponu s leđa skinete ruksak od 15 kilograma. Nastavite dalje, ali vam je neopisivo lakše.

Postoje i situacije kada virtualni asistenti mogu negativno utjecati na produktivnost. To se događa onda kada se angažira pogrešan suradnik, no to je tako u svakom poslu pa je iznimno bitno pametno odabrati suradnike.

– Lokacijska neovisnost ogromna je prednost za svakog tko NE živi u Zagrebu. Virtualne suradnje brišu kilometre i potrebu da se selimo zbog posla. Ili čak da putujemo na posao. Radom od doma štedimo živce jer nema gužve na cesti za nas, a dobri smo zato i za okoliš. Fleksibilnost radnog vremena nam je isto jako draga, možemo si isplanirati dan i obaveze po svojoj mjeri i otići zubaru u utorak u podne bez da posao radi toga trpi – govori Sanja i dodaje da je i mogućnost rada s klijentima iz cijelog svijeta iznimno vrijedna:

– Kad je izbor veći, i kad istovremeno radimo s više probranih klijenata, mi kroz posao učimo svaki dan puno više nego u nekom klasičnom okruženju. Nije dosadno.

No, postoje i neki nedostaci:

– Nekad zna biti usamljeno. Nekad nam fali kava s kolegama i kolegicama. To onda rješavamo tako da se međusobno družimo, idemo na meet upove, a u Go2human Hubu imamo i Zoom mingl svakog četvrtka ujutro. Zna nekad biti i naporno misliti, brinuti se i biti odgovoran za sve sam, kao i svakom drugom vlasniku svog poduzeća, no na kraju se to isplati jer radimo ono što volimo i želimo raditi.

Virtualni asistenti u Hrvatskoj su sve popularnije zanimanje… A što kažu brojke?

– U Hrvatskoj, a ni svijetu, ne postoji službeni registar virtualnih asistenata, pa možemo samo pretpostavljati. Trenutno obrađujemo podatke ovogodišnjeg istraživanja o virtualnim asistentima i broj virtualnih asistenata koji su popunili upitnik je iznad 100, odnosno duplo više nego u prethodnom istraživanju kad smo zaključili da je u Hrvatskoj 2021. godine bilo aktivno 200-tinjak virtualnih asistenata. Tom logikom pretpostavljamo da je danas u Hrvatskoj aktivno bar 400 virtualnih asistenata – navodi Sanja.

U Go2human Hubu trude se shvatiti što klijentima zaista treba. Ljudi znaju i osjećaju da im treba pomoć, pojašnjava nam vlasnica i koordinatorica, ali često ne znaju sami verbalizirati kakva im konkretno pomoć treba. Zna se dogoditi da objave oglas u kojem samo napišu da traže virtualnog asistenta pa dobiju more neadekvatnih ponuda. Kroz razgovor s klijentima dolazimo do detalja koji nam pomažu da izbjegnemo situacije kao na donjoj slici.

– S druge strane, klijentima također vrlo transparentno predstavljamo asistente – kroz ciljana video i pisana predstavljanja. Tako se klijenti i asistenti brzo i lako upoznaju i prepoznaju, a prepoznavanje je jako važno. Osim znanja i vještina, morate pronaći i suradnika koji vam odgovara po karakteru i načinu rada – pojašnjava.

FOTOGRAFIJE: Go2human Hub, Pexels, Unsplash