Kako biti produktivniji u poslu i je li OK stati kada zapnemo? Odgovore zna Paula Šandrk Kovačević

Paula Šandrk Kovačević

„Svoju karijeru u Qu počela sam na poziciji Office Managera dok sam još bila studentica na faksu, to mi je ujedno i prvo pravo radno iskustvo. Sve što sam naučila o poslu naučila sam ovdje i gradila sam znanje iz nule. Za posao Office Managera uvijek kažem da je po mom mišljenju najljepši početak jer se jako puno vještina može izbrusiti na tom radnom mjestu. Sva znanja organizacije koje danas imam počela sam učiti prije 7 godina. Alati koje danas koristim isti su kao i onda, samo ih danas koristim kvalitetnije i pametnije, tako da mi ništa ne isklizne i da se ništa ne zaboravi“, počinje našu priču Paula.

Ona se danas u Q agency bavi aktualnim strateškim projektima koji odgovaraju trenutnoj potrebi organizacije, a u prijevodu ti su projekti doista razni: od uspostave i unapređenja sustava, kreiranja pokazatelja i reporta, integracije procesa, HR alata, sustava kontrolinga i slično. Trenutno vodi 3 odjela – odjel poslovnih operacija i operacija ljudskih resursa, te talent tim koji im se ove godine priključio.

„Zadnjih godinu dana aktivno sam radila na uspostavljanju potpuno novog tima — People Operations. Uspostavila sam interni HR alat na razini Qa, setupirala HR reporting, pokrenula sustav kontrolinga, te posložila HR administratorske procese koji nam danas svima olakšavaju posao jer je većina procesa automatizirana i složena. Mogu reći da je osnivanje POPS odjela možda i moj najveći uspjeh do sada, te da bez dobre organizacije i planiranja ne bismo imali takve rezultate u samo godinu dana u kojoj smo paralelno zaposlili preko 150 ljudi. Definitivno sam ponosna na uspjeh cijelog tima i cure koje su doprinijele rezultatima i uspjehu“, zaključuje.

Kakva je situacija s produktivnošću kada su u pitanju zaposlenici u IT-ju, na primjeru Qa?

Paula kaže da su kao tim jako dobro uigrani i posloženi, a zanimljivo je da dvije od tri vrijednosti u njihovom poslu imaju direktnu poveznicu s produktivnošću: Do More & Be Fast.

Na razini cijelog Qa trude se provoditi Productivity Guidelines, set pravila primarno orijentiranih na sastanke kojih imaju puno u kalendarima. Svaki sastanak ima 3 jednostavna pravila:

1. Zebra — jasna svrha i cilj sastanka + agenda
2. Pitbull — moderator sastanka
3. Aligator — konkretni idući koraci koje trebaju odraditi nakon sastanka

„S obzirom na količinu sastanaka koji se protežu kroz cijeli dan, imamo i pravilo za No Meeting Time koji je u periodu od 13-15h svaki dan. Meni osobno to vrijeme služi za deep focus i koncentraciju na meni važne zadatke ili projekte, i trudim se da svaki dan imam minimalno 2 sata vremena za sebe i sređivanje svojih stvari. Koristim i još jednu zgodnu metodu koja može pomoći svima koji imaju puno mailova u inboxu — Email Time. Unaprijed definirano vrijeme za čišćenje i rješavanje emailova, umjesto da kroz dan malo po malo čistim inbox, grupiram te manje zadatke koji uzimaju fokus u jedan slot, riješim i zatvorim do sutra“, priča mi Paula.

Velika prednost IT-ja & digitala definitivno je poznavanje metodologija i alata koji im olakšavaju organizaciju posla: „Rijetko kada čujem od prijateljica da su u njihovim branšama tako dobro posloženi i iz tog razloga vjerujem da su ovi savjeti kroz Productivity with Paula projekt vrijedni i potrebi.“

Što je naš najveći problem s produktivnošću?

Odgovor uvelike ovisi o branši u kojoj radimo. Iz Paulinog iskustva, posao joj najviše „otežava“ brzi rast. U trenutku kada se pridružila Qu tvrtka je brojila 10 zaposlenika, a danas ih je preko 350. Takav rast u nekoliko godina znači jako brz tempo, dosta veliko radno opterećenje, brzo i agilno, ali strukturirano dizanje projekata, veliku potrebu za novim procesima na dnevnoj razini, dnevno poboljšanje 100 stvari, i tako dalje.

„Kada bismo živjeli u idealnom svijetu, napravili bismo predivan plan i rješavali stvar po stvar. U praksi to često (nikad) nije tako, stoga je krucijalno racionalizirati ono važno od manje važnog i bitno od mrvicu manje bitnog, ja to zovem žongliranje. Česta promjena prioriteta je također veliki izazov — danas hitno trebaš nešto, za 3 sata ipak ne trebaš to, nego nešto drugo — što može izluditi čovjeka. Zato je jako važno da poznajemo model prioritizacije i da uvijek sagledamo širu sliku koja nam omogućava da vidimo cilj i svrhu. U ovom segmentu je ključ imati (ili biti) dobar voditelj, davati jasne smjernice i prioritete na tjednoj, mjesečnoj i kvartalnoj bazi“, pojašnjava Paula.

Drugi najveći izazov u poslu joj je konstantna dostupnost. Istovremeno treba biti na raspolaganju i dostupna drugima, ali i ući u deep focus da završi još 10 stvari. Planiranje i organizacija su ključ da znamo kako žonglirati u ovakvim situacijama. Biti dostupan i biti nedostupan u isto vrijeme, bez da se kloniramo.

Kako Paula definira produktivnost? Ima li veze s količinom ili kvalitetom? Kako ju mjeriti u poslu?

Vrlo jednostavno — napraviti više stvari u manje vrijeme i zadržati kvalitetu. I sama priznaje da se i dalje bori s perfekcionizmom i da gotovo uvijek teži savršenom ispunjavanju aktivnosti ili zadataka. Radi toga su i njeni standardi visoki, i to znaju i cijene ljudi s kojima radi.

„Sjećam se da mi je mama jednom rekla — kada nešto radiš, napravi to najbolje što znaš, nikad nemoj ofrlje raditi. Nisam baš to shvatila u punom smislu riječi dok nisam sama na svojoj grešci naučila da kad nešto zabrljam, nekada nema ispočetka ili nazad. To mi je bila lekcija da se od tog dana nadalje svaki put trudim biti najbolja u svemu što radim, ili da jednostavno to ne radim.“

“Neki zadaci su teži, zahtjevniji, kompleksniji od drugih i nikada ne treba davati važnost isključivo količini određenih taskova ili broju projekata na kojima sudjelujemo ili koje vodimo. Takav stav može narušiti dinamiku tima i kulturu kompanije jer je Pero napravio 7 teških, a Štef 33 lagana zadataka. Produktivnost se može promatrati kroz puno drugih prizmi koje će dati kvalitetniju sliku, što trenutno radim kroz uspostavljeni sustav kvartalnog Performance Managementa.”

Što na one dane kada nismo produktivni? Je li u redu odmaknuti se od posla, dati si vremena za predah?

“Slams laptop shut until tomorrow” — doslovno. Mišljenja sam da smo svi jedinstveni u pogledu produktivnosti i da lošim danima treba pristupiti situacijski i individualno. Apsolutno se slažem da je odmak od posla najbolja opcija pa znam reći curama u timu da danas smanje tempo ili odmore, prošetaju i naprave nešto za sebe pa ćemo nadoknaditi. Iz osobnog iskustva mogu reći da sad već mogu prepoznati kada sam za što. Imam dane kada excelice jednostavno nisu moji najbolji prijatelji, fokus i koncentracija se nisu sprijateljili i takav posao ostavljam za sutra. Teži su dani kada je rok iza ugla, pa znam da moram stisnuti, onda imam svoje metode kako da izvučem još koji sat hiper fokusa da i to zbombam.”

Što je s onima koji rade od kuće – je li teže u home office varijanti postići i održati produktivnost?

“Nema jedinstvenog odgovora, reći ću i zašto. Kada je krenula korona, Q je donio odluku da smo remote-first kompanija. To znači da svi radimo od doma, uz mogućnost dolaska u ured za one koji to žele, a to pravilo i dalje vrijedi.

Muž i ja smo se taman u koroni preselili u novi stan u kojem smo baby sobu uredili kao ured. Imamo dvije radne jedinice i walking pad za hodanje.

Meni je home office otkriće i doma sam se preporodila. Imam jako puno novih rutina koje me usrećuju — ujutro imam opciju ići na trening u zgradi prije posla i stignem biti online već u 08:30, te pripremiti doručak. Za pauzu za ručak imam skuhano što si doma pripremimo, pa smo automatski smanjili narudžbe hrane. Za vrijeme sastanaka hodam na walking padu i trudim se svaki mjesec hodati jedan polumaraton za vrijeme radnog vremena. Dakle doma sam productivity master 🙂

Svaki home office ima i svoje nedostatke, a neki od njih su manjak kontakta s ljudima, gubitak dinamike koju imamo kad smo uživo, definitivno zahtjeva bolju organizaciju i koordinaciju s drugim timovima i slično. Iz osobnog iskustva mogu reći da mi je home office donio isključivo pozitivne promjene u život, iako sam vidjela slučajeve u kojima je to potpuno suprotno. 

Productivity with Paula – novi projekt koji će nam nastojati pomoći poboljšati vlastitu produktivnost

Paula ima veliku strast prema pomaganju drugima i ističe da ju to čini ispunjenom i sretnom. Iza sebe ima nekoliko projekata koji su proizašli iz želje za pomoć drugima. Zajedno sa suprugom dobila je nagradu Ponos Hrvatske za volontiranje u Petrinji nakon potresa. Pokrenula je nekoliko humanitarnih akcija za djecu s poteškoćama kako bi im omogućili bolji život, a ponosna je što su ostvarili kupovinu ljuljački za djecu u invalidskim kolicima, kao i novog auta koji služi djeci u domu.

Na faksu je radila kao Predsjednica Ekonomske Klinike koja se primarno bavi besplatnim savjetovanjem građana i  provodi sjajne projekte — njoj najdraži bila je Financijska pismenost osnovnoškolaca kroz koji su podigli svijest i učili klince o osnovnim financijskim pojmovima. Projekt je prepoznat i cijeli tim je nagrađen Rektorovom nagradom.

„Danas pokrećem nešto novo i drugačije — Productivity with Paula. Projekt koji je proizašao iz ideje da prenesem svoje znanje i iskustvo na druge kolege kroz internu edukaciju “How to Get Things Done”. Struktura i organizacija su moja dva najveća asa u rukavu i želim to znanje prenijeti na ambiciozne ljude koji imaju potencijala biti bolji zaposlenici i zadovoljniji ljudi. Stres na poslu za mene jest stres i doma. Ako mogu nešto napraviti da sam bolje organizirana na poslu, i da nosim manje stresa doma — zašto ne?“

Productivity with Paula bit će projekt na dulje staze, pa tako već za jesen Paula priprema svoj prvi web na kojem će se moći pronaći svi njeni materijali, besplatni i dostupni svima. Osim toga, za jesen sprema i novo izdanje radionice The Power of Productivity. Prvu verziju ove edukacije prošlo je skoro 150 ljudi unutar Qa, pa je pala odluka da ju proširi, ne samo tehnički, već i na širu skupinu polaznika. U 2024. stiže nam i njen prvi Productivity Masterclass, dostupan široj publici, no svakako za one ambicioznije koji žele postati masteri u organizaciji i strukturi posla, timova, projekata i svega što im posao nosi.

Njeni savjeti za produktivnost od početka su mi se činili realni, ostvarivi, pa sam ju upitala za neke trikove kojima je poboljšala produktivnost u vlastitom slučaju, a može ih podijeliti s nama.

„Imam hrpu stvari za podijeliti što svakodnevno radim kroz Instagram profil (Productivity with Paula), za danas ću izdvojiti 5 konkretnih trikova koji su meni must:

1. Koristim alat za organizaciju — Trello, jedan za privatne taskove i jedan za poslovne.
2. Svaki dan izvojim minimalno 2 sata za focus time, bez distrakcija (notifikacije, emailovi, etc), i to najčešće u periodu 13-15h.
3. Svaki tjedan planiram unaprijed, ponedjeljkom ujutro — Monday meeting with myself, dok petkom popodne radim Friday Review da se osvrnem na postignuća i propuste.
4. Koristim Google kalendar za sve dogovore (poslovne sastanke, ali i frizera, kave, druženja, putovanja i sl.)
5. Imam privatni Vision Board i 10 ciljeva koje želim ostvariti ove godine! Radim kratki check up jednom mjesečno na kraju svakog mjeseca. Ove godine to prvi put radim, i baš sam jako zadovoljna. Svi smo orijentirani na poslovne ciljeve da ostvarimo nečija tuđa očekivanja, rijetko se pitamo što želimo napraviti za sebe.“

Na produktivnost na poslu, nastavlja se produktivnost u privatnom životu. Gdje ćemo ju, za kraj, pronaći kada ne radi?

„Moji hobiji nekako su podijeljeni po godišnjim dobima pa mogu reći da u zimsko vrijeme često provodim slobodne trenutke svirajući klavir, čitam dobre krimiće, provodim vrijeme na snijegu i skijam. U toplim mjesecima uživam u putovanjima, druženju s prijateljima u prirodi, kite-surfingu i drugim ludim sportovima. Po prirodi sam sportski tip koji voli adrenalin i akciju, pa sam se odvažila i skočiti iz aviona — jednom i više nikada (smijeh).“

Paulu pratiti možete na @productivitywithpaula Instagram profilu i ondje pronaći korisne savjete za organizaciju posla i povećanje produktivnosti.

FOTOGRAFIJE: Privatno vlasništvo