PIŠE: Antonija Grbavac Ilišević
Od trenutka kada obznaniš da se udaješ do dana vjenčanja najčešće odgovaraš na pitanja vezana uz organizaciju. „Jeste li našli salu, gdje ćeš uzeti haljinu, koji bend vam svira, kakvu ćeš frizuru? Koliko novaca sve to košta?“ Ako slučajno kažeš da nešto od navedenog još niste riješili, e onda krene pritisak. „Pa imaš još samo pola godine, nemaš haljinu, svi su dobri bendovi zauzeti…“ Umjesto da sve to doživljavam kao teret, odlučila sam cijelu situaciju pretvoriti u priliku za primjenu svojih organizacijskih vještina, umjetničkih trikova (ponajviše s budžetom) i dubinskih uvida u svijet komunikacije.
Organizacija vlastitog vjenčanja kada si PR-ovka nije samo romantično putovanje, već i prilika za primjenu brojnih stečenih vještina iz poslovnog u privatni život. Ta mogućnost naučila me brojne lekcije, a vjerujem da bi mi neke od njih puno teže ‘pale’ da nisam imala utakmice u nogama. Kroz nekoliko svadbenih žargona danas poslužujemo savjete kako pristupiti organizaciji događaja (bilo privatno ili poslovno), bez da izgubite razum.
PREDJELO
Je li lakše raspolagati tuđim ili vlastitim novcem? Nisam sigurna, ali da trebate vagati u oba slučaja – trebate. Prva bitna stavka koju bih izdvojila kod organizacije bilo kojeg događaja je budžet. Početne dileme u organizaciji privatnog i poslovnog eventa su vrlo slične. Koja lokacija, kakva glazba, dekoracija, koji pokloni za goste i naravno pitanje svih pitanja – koliko ljudi pozvati. Sve ovisi o tome koliko smo spremni izdvojiti iz budžeta. Ako dovoljno rano krenete s planiranjem dajete si mogućnost bolje organizacije, često i veće manipulacije budžetom, ali i dovoljno vremena da se bavite detaljima.
Zaključak: Dobro planiranje je pola zdravlja.
PRVI PLES
Nakon postavljanja temelja za vjenčanje (ili event) kreće prava zabava, a to je komunikacija s dobavljačima (cvjećari, catering, fotografi). Koordinacija s različitim pružateljima usluga, obitelji ili prijateljima zahtijeva jasnu i učinkovitu komunikaciju. Bez obzira na to radite li na kampanji ili planirate stolce u sali, komunikacija je ključ uspjeha.
Za razliku od organiziranja eventa u agenciji, za organizaciju vjenčanja postoji mogućnost da dobiješ sve na jednom mjestu – na sajmu vjenčanja. Čini se kao dobar start za početnike, ali u praksi se pokazalo da je ipak nešto drukčije. Svi izlagači žele dobro naplatiti svoju uslugu, a pritom zaboravljaju da obje strane moraju dati povjerenje koje dogovoreni iznosi na kraju trebaju opravdati. Da bi došlo do suradnje bitno je postaviti temelje, odnosno ostvariti dobar prvi kontakt. Na razočaranje mnogih – uvaliti letak s 15% popusta to nije.
Zaključak: Rad s pouzdanim dobavljačima i dobra komunikacija preduvjet su da svaki veliki dan, odnosno event, prođe bez brige i na zadovoljstvo svih sudionika. Birajte one koji jasno komuniciraju, stručni su i drže se zadanih rokova.
JUHA
Svaki event, pa tako i svadba, puno je bolji uz odgovarajući storytelling, odnosno priču koja teče lagano kao juhica. Razmislite – uložen je velik novac i trud da sve izgleda savršeno, da se ljudi osjećaju dobro pa jedino je logično i povezati to u smislenu cjelinu. Razmislite zašto radite i za koga radite event, koga zovete i kako želite da se uzvanici osjećaju. Kroz simpatične govore, ples ili neka druga iznenađenja ispričajte svoju priču. Svi vole dobru priču, a vjenčanje je savršeno mjesto za pripovijedanje. Pardon, event.
Zaključak: Organizacija vjenčanja i evenata općenito postaje umjetnost kada se poveže s PR strategijom kroz storytelling. Tada postaje ne samo događaj, već i doživljaj koji se pamti.
GLAVNO JELO
Nedavno me jedan fotograf s kojim surađujemo pitao kako je prošlo vjenčanje i pa sam mu pokazala dio dobivenih fotografija. Nakon što sam mu opisala svoj odnos s fotografkinjom i flow naših dogovora rekao mi je da kada bi sve mladenke bile kao ja, rado bi i on prihvaćao angažmane za vjenčanja. Poanta ovoga nije da se hvalim (možda malo), već da istaknemo moment Bridezille (klijentzille?) koji treba izbjegavati. Baš kao što u poslu PR-a moramo biti spremni na neočekivane izazove, isto vrijedi i za vjenčanje. Važno je biti spreman za svaki scenarij, suočiti se spretno s iznenađenjima (uvijek ih ima), prilagoditi planove i nastaviti prema zajedničkom cilju – dobro odrađenom eventu.
Zaključak: Domaćin i njegov pozitivan stav utječu na ishod eventa. Upravljajte svojim očekivanjima i manja je vjerojatnost da ćete biti razočarani u slučaju neželjenih situacija koje su potpuno prirodne u poslovnom, ali i privatnom životu.
TORTA
I na samom kraju – torta. Baš kao i dobar čokoladni komad torte, meni su detalji najslađi dio organizacije. Osim kad nisu. A nisu samo ako izostane planiranja jer tada postaju teret vama i onima oko vas. Dodajte svoju osobnost u sve što radite s dozom kreativnosti, ali vodite računa o vremenu koje imate za detalje (vratimo se na početak i savjet koji smo konzumirali za predjelo). Slično kao s kreiranjem PR kampanje, pri organizaciji vjenčanja dodajte elemente koji čine vaš event prepoznatljivim i posebnim, ali ostanite realni i budite spremni prilagoditi se.
Zaključak: Kreativnost je dodana vrijednost koja iziskuje mnogo vremena i truda, ali finalni rezultat dođe kao šlag na tortu i zato se isplati uložiti u nju. Ne podcjenjujte nijedan dio organizacije – event management je ipak umjetnost kreiranja cjelokupnog doživljaja.
Kroz ovaj za mene jedinstveni doživljaj, shvatila sam još jednom da vještine stečene u svijetu PR-a nisu samo poslovne, već su i životne. U Komunikacijskom laboratoriju zato dajemo sve od sebe i stvaramo nezaboravna iskustva, bez obzira na to planiramo li vjenčanje za sebe ili kampanju za klijenta.
FOTOGRAFIJE: Martina Movrić
